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株式会社中萬学院

2017年12月1日掲載

学習塾としていち早くPマークを取得
生徒と保護者の信頼を確かなものに

お話を伺った、社長室長 運営企画推進室長 吉沢様。


60余年にわたり、学習塾として教育の現場に携わってきた株式会社中萬学院。個人情報保護に対する意識が時代とともに厳しくなりつつあることを早期に汲取り、制度運営開始からまもなくの早い時期にPマークを取得しました。業界の伝統とPMS遵守の双方を大切にする姿勢から、社内で摩擦を生まないPMS運用の秘訣を探ります。

お話を伺った、社長室長 運営企画推進室長 吉沢様(写真)。

会社概要

株式会社中萬学院

本店の所在地:神奈川県横浜市港南区丸山台一丁目10番24号
1954年設立/従業員数427名(2017年9月末時点)
神奈川県下および東京都下で167校の学習塾を展開。小・中学生、現役高校生の進学ならびに学習指導を行う。英会話教室「学びのアクシス」の運営のほか、グループ会社では教材開発・販売、各種模試の開発・運営なども手がける。

 

取り扱う個人情報

  • 通学する生徒の会員情報(氏名、住所、在学校、成績、保護者の情報など)
  • そのほか自社従業員の情報など
  • Pマーク付与…2000年2月、登録番号13200723(09)
  • PMS運用事務局…運営企画推進室

インタビュー

手間やコストと天秤にかけてもPマーク取得は有益だった

Pマーク取得をめざしたきっかけは何ですか?

きっかけというよりは、時代の流れとして今後必要になると考えたことが動機ですね。企業のコンプライアンスが社会的に注目され、サービス業の現場としても利用者の眼差しが徐々に厳しくなっていることを実感していました。社会的信用のひとつの形として、個人情報の取扱いに関してもしっかりと取組むべき時代になったのだと捉えました。

取得したことによるメリットはどのような点ですか?

もちろんPマークを取得していることが、塾を選択する決定打になるわけではありません。ただ、顧客の信頼感や安心感につながることは確実です。個人情報の管理を非常に気にされており「Pマークを取得していますよね?」と尋ねる保護者もいらっしゃいます。そんな時にはっきりと「安心」を形で示せることは大きな強みだと思っています。顧客の安心感、信頼感は会社の財産であると考えているため、その意味ではPマーク取得は事業活動に非常に有益だと考えています。

学習塾業界においていち早く取得をされています。取組みを行うにあたり社内で理解を得るのも難しかったのでは?

そうですね、学習塾業界はもとより、Pマークそのものが今ほど認知されていない時期でした。ただ、同じ年に公益社団法人全国学習塾協会のサービス最高評価である「AAA」認証も受けており、それまで地道に築いてきた信頼をより価値のある財産にしていくためにもPマーク取得は当然の決断だったのです。経営トップも現場も「今やるべき」といった認識でしたので、反発などは特にありませんでした。

とはいえ、やはり取得には苦労もありました。社員はみな「個人情報を大切にするのは当たり前」だと思ってはいましたが、具体的にどのようなことを、どの程度までやらなければならないということは、当初はもちろん理解できていませんでしたので、PMS構築においては常に現場と私たちマネジメント側との感覚・理解のすり合わせが必要でした。

一方で、Pマーク取得をきっかけに、個人情報の管理はここまでやらなければならないのだ、という一定の水準が把握できるなどの気づきを得られたことは大きな学びであったと思います。結果として、手間やコストとPマーク取得を天秤にかけてみたところで、Pマーク取得の方がメリットが大きかったため、どの社員からも不満は出ませんでした。

1件の漏えいで信頼は損なわれる。講師などの従業員への教育を徹底

オフィスだけでなく教室でも多くの個人情報を取扱っていらっしゃいますね

教室で取り扱う個人情報は、テストや成績表、申込書など圧倒的にペーパーが多いですね。個人情報の取扱いに係るミスのほとんどは、正しく手順を踏んでいなかったなどのちょっとしたヒューマンエラーから起きます。ですから、ファイリング・配布・整理などのより合理的な手順を各教室で徹底して検討してもらい、そのプロセスを私ども運営側が検証するかたちで、各教室がやりやすくミスの少ない方法を確立するようにしています。常に現場の声を聞き、実態にあった規程整備や運用を行うことが重要と考えています。

従業員教育はどのように行っていますか?

本社勤務の社員は研修やイントラネットで定期的な教育を行っています。また、すべての教室を一定レベルの水準で維持するため、とくに講師を務める学生アルバイトの教育には留意しています。生徒のいちばん身近にいて親身に支えている講師たちは、当然のことながら生徒の個人情報に触れざるを得ません。ですから、個人情報の取扱いの重要性、管理方法を研修やテキストを通してしっかりと教育し、遵守させるよう徹底しています。


また、学生に限らず今は日常的にSNSを利用している人が多く、本人は意図していなくても個人情報の流出に該当するようなケースも考えられるようになりました。たとえ1件でも漏えいが起きれば、生徒や保護者の信頼感は決定的に崩れますので、本当に気を使う部分でもありますね。

事業活動を阻害せずに、PMSを遵守していくことが重要

PMSの運用において難しさを感じる点はありますか?

PMS運用の中では、やはり学習塾ならではの悩みもあります。例えば、合格者の掲示。学習塾の伝統的な論理で言えば、学校名と合格者の名前を大きく掲げたいと考えるのは当たり前です。ただ、PMS運用の観点からは注意が必要な点が多く、取扱いは慎重にならざるを得ません。教室を支える現場の社員からは異論も出ますが、そこを丁寧に説得しながら、規程の範囲内で実現可能な方法を見つけ、確実に実施できる手順を作成するなど、工夫することが大切だと思っています。

貴社のように全社で意識を共有し、維持するために大切なことは何ですか?

やはり、折りに触れて個人情報保護の重要性を伝え続けることでしょうか。例えばヒヤリハットが起きたときには、全従業員に周知するとともに改善策を示すようにしています。また社内報を通じて、自社に寄せられた保護者からの指摘を伝えることも、従業員の気持ちを引き締め、個人情報管理の意識を今一度見直すきっかけになっているようです。保護者の眼差しを知ることで「こんなところを見られている」「こんなふうに捉えられることもあるのか」と自ら考え、社員一人ひとりが成長していくことを期待しています。

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