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4.更新申請

1 更新の申請

1-1 更新申請までの期間は、主に規程の改訂以外に何をすればいいですか。
委託先の監督で要求事項が現在の秘密保持契約で足りない場合は、委託規程を改定し、実際の契約も更新申請日までに全部契約のやり直しが終わっていないといけないのでしょうか。

事業者の代表者による見直しまで、PDCAを少なくとも一回りさせた上で申請してください。

委託先との契約を新JISの要求事項に合致した契約に変更する件につきましては、少なくとも各委託先との新しい契約等の締結計画が作成されていることが必要です。

1-2 現在JIPDECにて審査を受け、付与適格決定を受けています。別の審査機関に変更したいのですが、それに必要な書類、手続きを教えてください。

更新申請を変更先の審査機関にご提出いただくだけで結構です。
その場合、あらかじめ当該審査機関に相談して確認してください。
ただし、変更先の審査機関への申請は、当該審査機関の正会員もしくは、当該審査機関の対象地域に本社が存在していることが必要です。

2 更新申請の時期

2-1 当社は、本年プライバシーマークを取得しました。
次回の審査は、2年後の付与期間の満了前に更新審査を受審するのでしょうか。

プライバシーマーク制度では付与の有効期間の内に更新の審査を行うことが原則です。
したがって、有効期間の終了する8か月前から4か月前までの4か月の間に更新申請をしてください。
更新申請があり次第、審査スケジュールを決定して有効期間内に更新審査を行いますが、審査が有効期間を越える場合があります。その場合は現付与を有効として取扱っています。

2-2 更新申請は有効期間満了前、8か月以内4か月前までと記載されていますが、これは
1. 付与年月日から起算
2. 付与の有効期間の開始日から起算
のどちらですか。

プライバシーマーク付与事業者には「プライバシーマーク登録証」をお渡ししています。
これに記載している期間が有効期間となります。したがって、2.が基点となります。

3 提出書類

3-1 更新申請書類の【申請様式9】「監査実施サマリー」ですが、当社は監査部門数が多く、指定の書式に作成するのは大変です。
そこで、【申請様式9】と異なる様式で提出してもよいですか。

教育実施サマリー、監査実施サマリーについては、当該記録及び報告書のコピーの提出でこれに代えることは可能ですが、審査機関指定様式の記入項目と同等の項目が網羅されている必要があります。
項目が多い分には特に問題ありません。

3-2 更新申請時に必要な「教育と監査の実施記録」は、年度毎の実施記録の提出が必要と聞きました。
実際に提出するものは定められていますか。

「教育と監査の実施記録」は、更新申請の際に必要になります。
プライバシーマーク制度は、1年に1回以上の教育と監査を求めていますので、更新申請時には基本的に2年分の実績提出が必要となります。

3-3 当社はこれまで毎年4月上旬に年度計画を立て4~5月に教育、1~2月に監査と見直し等を実施してきましたが、今年度より教育は10月の実施に変更します(新入社員への教育は4月)。今回も8月に更新審査を受けたいのですが、この場合、教育については今年度分がなく1年分しかありません。問題はありませんか。

プライバシーマーク制度は、1年に1回以上の教育、監査、事業者の代表者による見直しを求めていますので、更新申請時には原則2年分の実績提出が必要となります。
ただし、貴社のように教育の実施時期を変更したり、更新申請を有効期限の8か月前に提出する場合、当然ながら今年度の教育記録はありませんが、審査上問題になりません。

3-4 規程類・様式類など、前回審査時と改訂がない場合もすべて提出の必要がありますか。

改訂の有無に係らず、【申請様式6】「PMS文書(内部規程・様式)の一覧」に列挙されたものは、すべて提出してください。

4 更新辞退

4-1 プライバシーマークの更新辞退を検討しています。更新辞退の手続等を教えてください。

更新を辞退する場合、更新辞退の旨とその理由およびプライバシーマークの使用中止指定日を記した代表者名の書類に、プライバシーマーク登録証(マーク画像の電子媒体含む)を添えて付与適格決定を受けた審査機関へ届出をしてください。
なお、プライバシーマークを有効期間満了日までご使用の場合は、登録証等は満了日以降に別途提出をお願いします。

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